После успешного входа в систему Accounting in the car service (Учет в автосервисе) вас встречает центральный модуль программы. Обратите внимание на нижнюю часть интерфейса: здесь размещен глобальный фильтр, позволяющий мгновенно сужать поиск по всем спискам и отчетам. Рядом с ним находится панель календаря с ближайшими событиями и информационный блок, где вы всегда найдете свежие новости сайта и уведомления о важных обновлениях ПО.

Если ваша цель - навести порядок в документообороте автосервиса или СТО, то Accounting in the car service станет вашим надежным помощником. Это мощное решение, которое берет на себя рутину: от точного расчета стоимости работ и контроля складских запасов до формирования полной отчетности и глубокой аналитики. Программа автоматически генерирует счета, наряды-заказы, накладные и другие ключевые документы, экономя ваше время и нервы.

В верхнем меню программы собраны основные сервисные функции:

• Сменить пользователя – позволяет безопасно выйти из текущего рабочего места и перейти к выбору другого профиля.
• Обновление программы – одна кнопка, которая запускает загрузку последней версии с наших удаленных серверов. Всегда будьте в актуальной версии!
• О программе – раздел с технической информацией о текущем сборе ПО.

Главная рабочая область программы логично поделена на пять ключевых вкладок: Работа, Отчеты, Свойства, Справочники и Календарь.

Справочники.

Раздел «Справочники» - это фундамент вашей базы данных. Здесь хранится вся справочная информация, необходимая для корректной работы системы. Всего предусмотрено 8 основных категорий:

Организации – база данных по умолчанию уже содержит запись об организации. Чтобы учет велся корректно, просто обновите эти данные, заполнив поля в соответствии с реквизитами вашего учреждения.

Поставщики – здесь вы храните контакты ваших контрагентов. Вы можете легко редактировать или добавлять новых поставщиков, чтобы всегда иметь под рукой актуальную информацию.

Заказчики – база ваших клиентов и их контактные данные. Держите эту информацию в порядке, чтобы не терять связь с покупателями.

Подразделения – структура вашей организации. Вы можете настроить список подразделений так, как это удобно именно вам.

Вид услуг – классификатор видов деятельности вашего автосервиса. Это помогает систематизировать предложения для клиентов.

Единицы измерений – здесь прописаны все единицы измерения, используемые в расчетах. Добавляйте недостающие! Важный нюанс: для каждой единицы можно индивидуально настроить правила округления и даже формулу расчета.

Материалы – основной список запчастей и расходников. Чтобы автоматизация работала без сбоев, обязательно внесите сюда все материалы, которые вы используете в работе.

Работы – прайс-лист ваших услуг. Внесите здесь каждую работу или услугу, указав ее актуальную стоимость.

Свойства.

Свойства материалов – чтобы материал появился в обороте, его нужно правильно настроить. Обратите внимание на удобные кнопки (+) рядом с выпадающими списками - они позволяют быстро добавить новую запись прямо из этого окна, не переключаясь между вкладками. Здесь же вы привязываете материал к конкретной единице измерения. Найти нужный элемент можно через поле поиска в главном окне.

Шаблоны услуг – здесь создаются заготовки (макеты) для оформления заказов. Вы можете как создать новый шаблон, так и доработать существующий. Алгоритм создания прост:

Программа позаботилась о вашем комфорте: реализована функция копирования шаблонов. Вы можете переносить их по одному или массово на другое подразделение, просто нажав кнопку "Копировать".

Готовые заказы – раздел для создания готовых наборов услуг. В верхней панели доступны кнопки управления списком. При создании нового набора (кнопка “Добавить”) заполните поля вверху окна: выберите организацию, подразделение и придумайте уникальное имя для идентификации. Далее вы добавляете сами услуги (снова кнопка “Добавить”). В открывшемся окне выбираем вид услуг, находим нужные шаблоны через поиск и указываем количество. Порядок услуг можно менять с помощью кнопок “Строка вверх” и “Строка вниз”.

Для переноса готовых заказов на другое подразделение используйте кнопку “Копировать”. Но помните важное правило: сначала скопируйте необходимые шаблоны в разделе “Шаблоны услуг” для этого подразделения. Если программа не найдет нужный шаблон, он просто не будет включен в копию.

На форме готового заказа (при добавлении или редактировании) есть кнопка “Печать”. Через нее доступна выходная форма «Технологическая карта».

Работа.

Контракты – учет долгосрочных соглашений на поставку. Здесь можно создавать новые контракты или редактировать старые. Однако, если по контракту уже поступили материалы, изменить его параметры будет невозможно - это гарантирует целостность данных.

Поставки – центральный пункт учета входящих материалов. Существуют два типа прихода:

• Стандартный приход по накладной - заполняется стандартным образом.
• Приход по контракту - активируется галочкой “приход по контракту”. После этого вы выбираете конкретный контракт из списка и добавляете материалы к нему.

Заполнив приход по контракту, вы можете отслеживать статус выполнения обязательств в отчете “Анализ выполнения контракта”, который находится во вкладке "Контракты".

Инвентаризация – инструмент для точной корректировки складских остатков. Дату инвентаризации изменить нельзя, поэтому перед созданием записи установите нужную дату в общем фильтре программы (поле “Текущая дата”). Процедура привязана к конкретной организации - укажите ее при создании записи. Программа автоматически подставит текущие остатки в поле “Количество”. Ваша задача: вписать фактические цифры с полки/склада и сохранить. Важно: после инвентаризации детализация поступлений и списаний в оборотных ведомостях будет отображаться только начиная с даты последней проверки.

Заказы – сердце программы, где рождается ваш доход. Создайте новый заказ и заполните шапку документа в верхнем блоке окна.

Когда основные данные внесены, переходите к добавлению услуг. Используйте кнопки управления в верхней панели. Нажмите “Добавить”, выберите вид услуги, найдите подходящие шаблоны и укажите их количество. Порядок строк можно изменить с помощью кнопок перемещения (“Строка вверх” / “вниз”).

Если нужно внести изменения в состав материалов конкретного макета внутри заказа, выделите его и нажмите “Изменить”. В открывшемся окне вы сможете скорректировать параметры.

Когда заказ полностью сформирован и проверен, самое время оформить документы. Выйдите в главное окно программы и нажмите кнопку “Печать”. Вам доступны следующие формы:

• Состав заказов.
• Накладная на выдачу материалов.
• Накладная на выдачу материалов по заказу.

Отчеты.

Раздел «Отчеты» - это кладезь аналитики. Все данные можно гибко фильтровать через глобальный фильтр программы. Отчеты сгруппированы в 5 логических блоков:

• Приход материалов. Включает в себя отчеты:
• o Ведомость прихода материалов по накладным.
• o Накладная прихода материала по дням.
• o Накладная прихода материалов за период.
• o Накопительная ведомость.
• Расход материалов. Включает в себя отчеты:
• o Накладная расхода материала по дням.
• o Накладная расхода материалов за период.
• o Накладная расхода материалов за период с суммами.
• o Накопительная ведомость.
• Оборотные ведомости. Включает в себя отчеты:
• o Оборотная ведомость.
• o Сальдовая ведомость.
• o Журнал учета материалов.
• Выполненных работ . Включает в себя отчеты:
• o Выполненных работ по дням.
• Объем оказанных услуг. Включает в себя отчеты:
• o Объем оказанных услуг по клиентам за период.
• o Объем оказанных услуг по клиентам в разрезе макетов.
• o Объем оказанных услуг по подразделениям за период.

Здесь есть отчеты на любой случай. Кроме того, программа предлагает наглядные графические диаграммы, которые показывают динамику услуг в разрезе макетов, организаций, клиентов и подразделений - отличный инструмент для принятия управленческих решений!

Календарь.

Не забудьте про планирование! В разделе «Календарь» вы можете записывать важные события. Просто выберите временной интервал и добавьте описание. Чтобы удалить запись, выделите ее мышью и нажмите клавишу "Delete" на клавиатуре. Для настройки напоминаний откройте запись в режиме редактирования (двойной щелчок ЛКМ). Вы можете изменить пользователя-получателя или настроить отправку уведомления на электронную почту. После установки галочки “отправлять на почту” укажите, за сколько времени до события вам нужно получить письмо.